§ 39
Sitzungsniederschrift

(1) Über jede Sitzung des Personalrates gemäß § 32 ist eine Niederschrift aufzunehmen. Sie muss mindestens Angaben enthalten über

1. Ort und Tag der Sitzung,

2. den behandelten Gegenstand und die gestellten Anträge und

3. den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst worden sind.

Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Personalrates zu unterzeichnen. Ihr ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig eingetragen hat.

(2) Haben die ehrenamtlichen Gleichstellungsbeauftragten, die Jugend- und Auszubildendenvertretung, die Schwerbehindertenvertretung, die Dienststellenleitung oder Beauftragte der in der Dienststelle vertretenen Gewerkschaften oder Berufsverbände ganz oder teilweise an der Sitzung teilgenommen, ist ihnen ein entsprechender Auszug der Niederschrift zuzuleiten.

(3) Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben; sie werden der Niederschrift beigefügt.

Vergleichbare Vorschriften: § 41 BPersVG; § 34 Abs. 1, 2 BetrVG

Erläuterung:

Absatz 1

1 Der Personalrat ist verpflichtet über jede Personalratssitzung eine Niederschrift anzufertigen. Sie dient der Information und Dokumentation. Das Gesetz formuliert für den Inhalt folgende Mindestangaben:

• Ort und Tag der Sitzung – Beginn und Ende,
• die behandelten Gegenstände (Tagesordnungspunkte), gestellte Anträge,
• Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenzahl, mit der sie gefasst worden sind.
  Weitere formale Anforderungen und Aufnahme weiterer Angaben in der Niederschrift kann der Personalrat beschließen.

Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied des Personalrates zu unterzeichnen. Dieses Personalratsmitglied muss nicht dem Vorstand angehören. Ist der Vorsitzende des Personalrates an der Sitzungsteilnahme verhindert, leitet einer der Stellvertreter nach § 30 die Sitzung und hat dann auch die entsprechende Niederschrift zu unterzeichnen.

2 Eine Genehmigung der Niederschrift durch Beschluss sieht das Gesetz nicht vor, ist aber empfehlenswert. Dies kann im Rahmen einer Geschäftordnung geregelt werden (VGH Kassel vom 15.3.78- BPV TK 2/78-, PersV 80, 468). Jeder Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich die Teilnehmer einzutragen haben. Aus der Anwesenheitsliste muss die Dauer der Teilnahme hervorgehen, also von Wann bis Wann die Betreffenden anwesend waren.

Absatz 2

3 Der ehrenamtlichen Gleichstellungsbeauftragten, der Jugendund Auszubildendenvertretung, der Schwerbehindertenvertretung, der Dienststellenleitung oder Gewerkschaftsbeauftragten sind, wenn sie ganz oder teilweise an der Sitzung teilgenommen haben, der entsprechende Auszug der Niederschrift (betrifft die Zeit ihrer Teilnahme) zuzuleiten.

Absatz 3

4 Einwände gegen Inhalte der Niederschrift können von jedem Teilnehmer schriftlich und unverzüglich vorgebracht werden. Sie führen aber nicht zur Änderung der Sitzungsniederschrift, sondern sind dieser beizufügen. Sind die Unterzeichner der Niederschrift (Vorsitzender und ein Personalratsmitglied) mit den Einwänden einverstanden, so kann die Niederschrift berichtigt werden. Den Personalratsmitgliedern steht ein uneingeschränktes Einsichtsrecht in die Niederschrift zu. Ob sie ein Anspruch auf Anfertigung einer Abschrift haben, kann in der Geschäftsordnung geregelt werden. Ersatzmitglieder haben nur dann Einsichtsrecht, wenn sie an der entsprechenden Sitzung teilgenommen haben. Darüber hinaus steht zur Vorbereitung einer Sitzung, an der sie teilnehmen, natürlich ihnen auch das Einsichtsrecht in Niederschriften vergangener Sitzungen zu.

5 Hat der Personalrat die Niederschrift genehmigt, so bedarf eine Berichtigung auch seiner Zustimmung. Eine Berichtigung ist allen teilnahmeberechtigten Personen zuzuleiten, soweit sie eine Abschrift der Niederschrift erhalten haben. Das Gesetz bestimmt nicht, wer die Niederschrift anzufertigen hat. Durch Beschluss kann der Personalrat hierzu Schriftführer benennen, nach § 33 Satz 2 kann das Büropersonal des Personalrats herangezogen werden. Geschieht dies nicht, ist der Vorsitzende zur Anfertigung der Niederschrift verpflichtet.